A ferramenta pode lidar facilmente com este tipo de informação, mas é preciso que os dados estejam correamente formatados.
Dentre as inúmeras possibilidades de cálculo que o Excel torna possível, uma muito interessante é sua capacidade de realizar operações automatizadas com datas e horas, com base nas informações que inserimos na planilha.
Por exemplo: é muito útil fazer uma espécie de folha de ponto para calcular a remuneração de funcionários que recebem por hora trabalhada, a partir dos horários de chegada e saída na empresa.
Para isso bastam três colunas de uma planilha. Na coluna A, inserimos a hora (no formato HH:MM, onde HH é a hora - de 00 a 24 -, e MM os minútos - de 00 a 59) de entrada, na B, o horário de saída.
Na coluna C, programamos a fórmula (=B-A). Assim, o período trabalhado é calculado tão logo informamos esses dois horários. Podemos usar as diversas linhas para os diversos dias trabalhados. Simples assim.
O único problema é quando os horários de entrata e saída, por exemplo, ocorrem em dias distintos. Por exemplo, trabalhadores noturnos que entram às 20h e saem às 4h da manhã do dia seguinte.
Quando o Excel for calcular a diferença, o resultado será negativo – e ocorrerá um erro, pois o software não aceita valores negativos para células com formato horas.
Isso porque, colocando apenas o horário, o programa não entende como sendo do dia seguinte, apesar de parecer óbvio para nós. Para solucionar esse problema existem duas opções.
A primeira é adotar uma numeração alternativa para os horários que ultrapassarem meia-noite. Ou seja, em caso de se sair 2h da manhã, por exemplo, digite 26:00 (24h relativas a meia-noite + as 2h da manhã que excederam-na). Apesar de a informação digitada não estar formalmente correta, para efeitos de cálculo o resultado será eficiente.
Ainda assim, será necessário formatar a célula para que ela aceite valores de hora superiores a 24:00. Selecione a célula a ser configurada, escolha Formatar, Células, marque a categoria Hora, no painel da esquerda e, no painel Tipo, selecione o sétimo formato disponível (“37:30:55”). Clique OK para confirmar.
Método alternativo
A segunda maneira de alcançar o mesmo resultado é um pouco mais complicada. Para entendê-la, devemos saber que um horário, para o Excel, é representado por um número que vai progressivamente de zero a um.
Nessa progressão, o valor 0,5 corresponde ao meio-dia e 1, à meia-noite. Nesse tipo de representação, 15:00 equivalem a 0,625.
Da mesma forma, os dias são lidos pelo Excel como um número, progressivamente e a partir de 1/1/1900, que é o número 1. Para exemplificar, o dia 16/01/2008 é o mesmo que o número 39.463.
Mas como descobrir essa equivalência? Clique na cédula com a data/hora que queria saber e vá em Formatar, Cédula. Escolha a opção Geral, e ela perderá seu formato específico, evidenciando o número pelo qual o Excel a entende.
Esta solução consiste em somar o número da data com o número da hora, chegando-se a um valor específico que determinará ao mesmo tempo dia e horário.
Por exemplo, as 15h00 do dia 16/01/2008 são o mesmo que 39.463 + 0,625, o que dá 39.463,625. E é com este número que você vai trabalhar na planilha.
Dessa forma, o Excel compreende que pode se tratar de um horário de dias distintos e não necessariamente do mesmo dia – e o resultado do cálculo será exato e não mais negativo como poderia ocorrer.
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