Nove opções em software livre para a empresa economizar com TI

Programas como Linux, BrOffice e MySQL fazem parte do arsenal utilizado para enxugar os custos. Confira esta seleção.

Os custos com software são um componente importante na hora de pensar a infra-estrutura tecnológica de uma empresa, mesmo em negócios de pequeno porte. Mas é possível ter bons programas sem recorrer à pirataria. Basta investir no software livre.

Esse conceito surgiu como um movimento organizado no início de 1983, quando Richard Stallman começou o Projeto GNU e, depois fundou a FSF – Free Software Foundation. Ele se baseia na definição de que o programa pode ser usado, copiado, estudado, modificado e redistribuído sem restrição.

O modelo mais comum de um programa ser distribuído livremente é acompanhado por uma licença de software livre, como a GPL, sigla para General Public License (em português algo como Licença Pública Geral) ou como a BSD – sigla para Berkeley Software Distribution – e com a disponibilização do seu código-fonte.

O Linux é uma das maiores expressões do software livre. Ele foi criado em 1991 por Linus Torvalds, na época um estudante finlandês, que disponibilizou o software de graça e convidou quem quisesse participar para complementar o núcleo, desde que mantivessem suas contribuições gratuitas. Com isso, milhares de programadores começaram a trabalhar para melhorar o Linux, e o sistema operacional cresceu rapidamente.

Além de ser gratuito, o Linux é um programa rápido e muito estável. Atributos que conquistaram rapidamente um grande público de desenvolvedores de sistemas.

Como é um software livre, o Linux adota uma licença GPL. Aliado a outros programas na mesma linha, como o KDE, GNOME, Apache, Firefox o OpenOffice.org, ele compõe um ambiente moderno, seguro e estável para desktops e servidores.

Selecionamos dez programas sem custo que podem ser utilizados em seu escritório ou na infra-estrutura tecnológica de sua pequena empresa.

Distribuições
Inicialmente Linus Torvalds disponibilizava somente o kernel (núcleo) do Linux e os desenvolvedores precisavam encontrar ou criar outros programas e compilá-los para poder montar o sistema operacional.

Com isso, alguns grupos começaram a organizar de forma mais profissional estes recursos e surgiu a primeira distribuição Linux, o MCC – Manchester Computer Centre, desenvolvido pela Universidade de Manchester, para facilitar a instalação do Linux.

A procura por empresas especializadas em compilar, testar e empacotar o Linux e diversos aplicativos aumentou gradualmente com a sua fama. Diversos grupos, motivados pelas mais variadas razões, desenvolvem milhares de softwares para Linux promovendo o uso do software de livre distribuição.

O fato de o Linux e suas aplicações serem desenvolvidos em diversos locais fez com que algumas empresas se especializassem em compilar, testar, desenvolver softwares e suportar o Linux, assim como seus aplicativos, além de implementarem melhorias voltadas para o seu mercado de atuação.

Dessa forma surgiram diversas distribuições ao redor do mundo, como Debian, Mandrake Linux, Turbolinux, SuSe e o Red Hat Linux. Elas podem ser baixadas da internet gratuitamente diretamente dos sites dos desenvolvedores ou de sites de downloads.

Entre as mais recentes, a que mais tem conquistado os novos usuários é a Ubuntu. O Ubuntu tem se destacado pela sua facilidade de instalação e pela grande compatibilidade com os mais variados periféricos, incluindo aí os drivers para a sua instalação.

A versão mais recente do Ubuntu – 8.04, chamada de Hardy Heron – permite que ele seja instalado em um equipamento que já possua o Windows, facilitando a instalação e, caso o usuário deseje, a remoção do programa.

Existem muitos sites que oferecem programas para você utilizar em ambiente Linux. Os que são direcionados para o uso doméstico são gratuitos em sua esmagadora maioria. Para a utilização comercial nem todos são desta maneira, pois exige um desenvolvimento específico.

Além do Linux
Gimp 2.4 - Este editor de imagens para Linux ou Windows tem recursos semelhantes ao Adobe Photoshop. Com ele você pode retocar e redimensionar fotos, ajustar cor, brilho, contraste, além de aplicar efeitos e fazer ilustrações. Sua grande vantagem, além das funcionalidades, é que utiliza pouca memória RAM em relação a outros softwares. Mas para quem está acostumado com o Photoshop, vai demorar um pouco para se encontrar com os menus.

Apache 2.2.8 - Este é o servidor de web gratuito mais utilizado no mundo. Tem diferentes versões para Unix e Windows. O utilitário Apacheconf permite a configuração básica do servidor. Ele suporta Ipv6, WebDAv, sistemas de segurança SSL e ferramentas sofisticadas de publicação web.

PHP 5.2.6 - Programa para desenvolvedores de web que faz a intermediação entre o browser e o banco de dados, apresentando na tela as informações em formato HTML. Sua operação é toda feita por linha de comando e apresenta excelente fl exibilidade e performance.

KbarCode 2.6 - Este é um programa para a geração de códigos de barras e impressão de etiquetas. Com ele, você também pode criar desde cartões de visitas até etiquetas com vários códigos de barras. Sua interface é totalmente interativa. Um assistente o auxilia na preparação e impressão dos projetos. Vem com centenas de modelos e ferramenta de gerenciamento de dados. Tem capacidade para imprimir e gerenciar até 10.000 etiquetas de uma única vez.

BrOffice.org 2.4.1 - Melhor alternativa para quem quer uma suíte de código aberto para escritório. Totalmente gratuito, ele tem em seu pacote editor de texto, gerenciador de apresentações, planilha eletrônica, banco de dados, programa de ilustrações e editor de fórmulas. Além de oferecer muitos recursos para criação de documentos e bancos de dados, entre outros, o BrOffice oferece uma integração muito grande entre os programas do pacote. A ferramenta de desenho, por exemplo, é a mesma no Writer – editor de texto – e no Impress, o gerenciador de apresentações. Todos os softwares do pacote compartilham o mesmo corretor ortográfico, dicionário de sinônimos e hifenização. Caso seja feita uma modificação em um dos programas, ela passa a valer para todos os demais. Possui boa compatibilidade com o Microsoft Office.

OpenClinic 0.7 - Programa desenvolvido em PHP que permite o registro médico dos pacientes atendidos. Com ele, os doutores podem colocar na ficha os históricos clínicos de seus pacientes e até os hábitos de cada um, o que permite montar um histórico abrangente. Necessita do Apache para rodar.

KmyMoney 0.9 - Sistema gerenciador de finanças semelhante ao Microsoft Money. Ele pode ser utilizado para controlar os gastos pessoais ou de pequenas empresas. Como todo programa de controle de gastos, a primeira configuração é bem cansativa, mas depois de acertadas as contas e a maneira de controlar, ele se torna muito simples de usar.

SQL-Ledger 2.8.14 - Trata-se de um software de ERP (Enterprise Resource Planning), ou seja, um programa de gestão empresarial. Com ele você pode controlar desde a produção até a venda de seus produtos, passando pelo estoque, contabilidade e vendas.

Fonte: Marcelo Ayres - PC World

Data: 05/07/2008

Dicas para fazer cálculos usando datas e horas no Excel

A ferramenta pode lidar facilmente com este tipo de informação, mas é preciso que os dados estejam correamente formatados.

Dentre as inúmeras possibilidades de cálculo que o Excel torna possível, uma muito interessante é sua capacidade de realizar operações automatizadas com datas e horas, com base nas informações que inserimos na planilha.

Por exemplo: é muito útil fazer uma espécie de folha de ponto para calcular a remuneração de funcionários que recebem por hora trabalhada, a partir dos horários de chegada e saída na empresa.

Para isso bastam três colunas de uma planilha. Na coluna A, inserimos a hora (no formato HH:MM, onde HH é a hora - de 00 a 24 -, e MM os minútos - de 00 a 59) de entrada, na B, o horário de saída.

Na coluna C, programamos a fórmula (=B-A). Assim, o período trabalhado é calculado tão logo informamos esses dois horários. Podemos usar as diversas linhas para os diversos dias trabalhados. Simples assim.

O único problema é quando os horários de entrata e saída, por exemplo, ocorrem em dias distintos. Por exemplo, trabalhadores noturnos que entram às 20h e saem às 4h da manhã do dia seguinte.

Quando o Excel for calcular a diferença, o resultado será negativo – e ocorrerá um erro, pois o software não aceita valores negativos para células com formato horas.

Isso porque, colocando apenas o horário, o programa não entende como sendo do dia seguinte, apesar de parecer óbvio para nós. Para solucionar esse problema existem duas opções.

A primeira é adotar uma numeração alternativa para os horários que ultrapassarem meia-noite. Ou seja, em caso de se sair 2h da manhã, por exemplo, digite 26:00 (24h relativas a meia-noite + as 2h da manhã que excederam-na). Apesar de a informação digitada não estar formalmente correta, para efeitos de cálculo o resultado será eficiente.

Ainda assim, será necessário formatar a célula para que ela aceite valores de hora superiores a 24:00. Selecione a célula a ser configurada, escolha Formatar, Células, marque a categoria Hora, no painel da esquerda e, no painel Tipo, selecione o sétimo formato disponível (“37:30:55”). Clique OK para confirmar.

Método alternativo
A segunda maneira de alcançar o mesmo resultado é um pouco mais complicada. Para entendê-la, devemos saber que um horário, para o Excel, é representado por um número que vai progressivamente de zero a um.

Nessa progressão, o valor 0,5 corresponde ao meio-dia e 1, à meia-noite. Nesse tipo de representação, 15:00 equivalem a 0,625.

Da mesma forma, os dias são lidos pelo Excel como um número, progressivamente e a partir de 1/1/1900, que é o número 1. Para exemplificar, o dia 16/01/2008 é o mesmo que o número 39.463.

Mas como descobrir essa equivalência? Clique na cédula com a data/hora que queria saber e vá em Formatar, Cédula. Escolha a opção Geral, e ela perderá seu formato específico, evidenciando o número pelo qual o Excel a entende.

Esta solução consiste em somar o número da data com o número da hora, chegando-se a um valor específico que determinará ao mesmo tempo dia e horário.

Por exemplo, as 15h00 do dia 16/01/2008 são o mesmo que 39.463 + 0,625, o que dá 39.463,625. E é com este número que você vai trabalhar na planilha.

Dessa forma, o Excel compreende que pode se tratar de um horário de dias distintos e não necessariamente do mesmo dia – e o resultado do cálculo será exato e não mais negativo como poderia ocorrer.

Fonte: Fernando Petracioli - PC WORLD

Data: 05/07/2008

Atualização de julho corrigirá 4 falhas de segurança, diz Microsoft

Companhia anuncia que pacote de correções do mês focará em falhas consideradas “importantes” no Windows, Exchange e SQL.

A Microsoft divulgará quatro correções de segurança para os produtos Windows, Exchange e SQL na próxima terça-feira (09/07), todas classificas como "importante".
As falhas no Exchange e no SQL são bugs de "elevação de privilégio", o que significa que um cracker poderia teoricamente explorá-los para ter acesso administrativo ao PC.
Outra falha no Windows corrigida neste pacote permite que um cracker rode códigos não autorizados no PC da vítima, afirmou a Microsoft.
Normalmente, esta falha é considerada "crítica" pela companhia, mas, neste caso, a classificação é mais branda já que exige que o usuário tome ações complementares ou acrescente drivers adicionais ao sistema, afirmou Eric Schiltze, chief technology officer da Shavlik Technologies.
Esta falha para execução remota de códigos afeta tanto o Vista como o Server 2008, os dois sistemas operacionais mais recentes da Microsoft.
A brecha no SQL afeta o SQL Server, da Microsoft, e o software interno de SQL que vem em algumas versões do Windows. A falha não afeta usuários do Vista ou XP e não existe nas versões 2000, Server 2003 e Server 2008.
A Microsoft publicou uma nota sobre o pacote de segurança mensal relativo a julho que será oficializado na próxima terça em seu site.
A Microsoft afirmou também pelo anúncio que planeja sofisticar a ferramenta de atualização Windows Update.
A atualização acelerará o processo de download de software, afirmou a gerente de produto do Windows Update, Michelle Haven, em post.
"Estamos interessados em reduzir a quantidade de tempo levado pelo Windows Update para vasculhar o PC atrás das atualizações que faltam", afirmou.
Para tanto, a Microsoft planeja mudanças no software do Windows Update e em sua infra-estrutura nos próximos meses.

Fonte: IDG News Service/EUA
04-07-2008

Sete maneiras de se prevenir contra desastres nos seus dados

Não basta fazer backup das informações importantes. Às vezes, é preciso ter mais de uma cópia do que se quer proteger.

Uma base de dados corrompida do Outlook estraga seu arquivo de mensagens e também a lista de contatos. Uma pasta "deletada" acidentalmente leva consigo documentos importantíssimos de negócios. Já uma falha repentina do HD pode destruir não só os dados acima, como também seus arquivos MP3s e um acervo inestimável de fotos.

A lista de possíveis catástrofes vai longe, e poucos usuários estão preparados para lidar com elas. Exatamente por isso que, em geral, não se têm um planejamento de backup.

Sob determinado ponto de vista, os dados que estão no PC são um pouco como dinheiro. Consultores financeiros sempre recomendam manter um portfólio diversificado.

Assim, se algum fundo cai muito, as chances de você ir à falência de uma vez são menores. O mesmo conceito se aplica aos backups: diversificando suas opções – isto é, arquivando seus dados em diversos locais, usando métodos diferentes – você estará seguro mesmo se algum desastre destruir alguma base de dados ou compilação de informações.

Vamos dar uma olhada nas maneiras pelas quais você pode ampliar seu portfólio de backups para se proteger contra a inevitável catástrofe de dados. Para garantir a segurança de seus documentos importantes, recomendamos usar pelo menos alguns dos métodos descritos a seguir, ao mesmo tempo.

Método 1: backup de todo o sistema

Com HDs externos de 300 GB (ou maiores) já disponíveis por 100 dólares (nos EUA - no Brasil, estes equipamentos ainda custam quase 2 mil reais), é tentador tem um destes "plugado" ao PC.

Use-o com o utilitário de clonar drives Casper 4.0, que realiza backups agendados com ou sem compressão. Um backup completo de todo seu sistema é a melhor defesa contra perda de dados: em caso de falha total, é só restaurar cada bit a partir do drive reserva.

Método 2: backup remoto somente de dados

Apesar de ser ótimo arquivar seu HD inteiro, não menospreze os benefícios de guardar apenas seus dados mais importantes: documentos, anotações, registros financeiros, e-mail, contatos etc. Às vezes você só quer restaurar um certo punhado de arquivos ou uma porção de dados. Além disso, backup apenas de dados leva muito menos tempo do que um backup de todo o sistema.

Para isso, dê uma olhada em um serviço online de backup como o iDrive ou o MozyHome. Ambos oferecem 2GB de espaço gratuito de armazenamento e a opção de fazer upgrade para espaço ilimitado por meros 5 dólares mensais.

O Mozy se baseia num software cliente para ajudá-lo a selecionar para backup tanto arquivos comuns quanto dados importantes de programas como o Outlook.

Já o iDrive usa uma interface do estilo do Explorer para selecionar arquivos específicos e pastas para preservar.

A verdadeira vantagem dos dois serviços é a de que eles funcionam automática e silenciosamente, fazendo upload de arquivos novos e modificados enquanto você trabalha (ou em horas agendadas). Este tipo de backup “configure-e-esqueça-dele” vale alguns trocados por mês.

Se você prefere economizar essa grana e não se importa em colocar a mão na massa, vários serviços permitem a você hospedar arquivos online de graça. O ADrive, por exemplo, oferece 50GB de armazenamento e não cobra nada por isso.

No entanto, o serviço não inclui sincronização: cabe a você selecionar quais arquivos serão guardados e quando isso será feito. Ou seja: utilize esses serviços para arquivos que não sofrem alterações freqüentemente, como MP3 e álbuns de fotos.

Método 3: backup no PC reserva

Hoje em dia, não é tão raro as pessoas terem dois ou mais PCs e existe uma grande chance de você ter mais de uma máquina dessas em casa. Por que, então, não criar uma rede de backup que cuide do HD de todos? Tudo que você precisa é o SyncToy 2.0, um dos utilitários PowerToy gratuitos da Microsoft.

Com ele, você pode criar “pastas casadas” entre PCs, copiando arquivos entre eles com um simples clique. Esta é uma boa maneira de sincronizar acervos de fotos diferentes ou desatualizados entre seu PC e o da sua esposa, e de criar um backup de ambos no processo.

Se seus PCs não estiverem na mesma rede – um em casa e outro no trabalho, por exemplo – experimente o Windows Live Folder Share da Microsoft, que sincroniza arquivos pela Internet (e automaticamente; o SyncToy requer que você o faça manualmente toda vez que alterar ou adicionar itens novos).

A vantagem do FolderShare é a de que você pode expandir sua rede de backup para incluir amigos, sincronizar arquivos importantes com suas máquinas e vice-versa. Da mesma forma que o SyncToy, o FolderShare não custa nada.

Método 4: Backup de documentos

Se você é usuário do Google Docs, sabe que esta suíte de aplicativos de produtividade baseada em Web pode importar documentos do Microsoft Word, Excel e PowerPoint.

Mas não seria ótimo se você pudesse de fato sincronizar todos esses tipos de arquivos entre seu PC e o pacote? Dá pra fazer isso com o DocSyncer, uma ferramenta gratuita, ainda em beta.

A princípio, seu objetivo era tornar seus arquivos acessíveis a partir de qualquer lugar; mas ele também cria um backup perfeito de seus documentos do Office dentro do Google Docs (e um backup do seu material do Google Docs em seu PC).

No beta atual só é possível sincronizar arquivos contidos na pasta Meus Documentos. Assim, se você costuma espalhar seus arquivos do Office por outras pastas, terá de movê-los para este depositório e só então usar o serviço de backup.

Método 5: backup de Favoritos

Se você é como a maioria dos usuários, é bem provável que tenha acumulou anos de ‘Favoritos’ em seu navegador. Este é um acervo que, com certeza, nenhum internauta quer perder. Felizmente, é muito fácil copiá-los para a Web para recuperá-los quando precisar.

Para quem usa o Firefox, basta instalar o plug-in gratuito Foxmarks. Usuários do Internet Explorer conseguem o mesmo com o BookmarkSync. Conseqüentemente, ambas as ferramentas conseguem manter seus favoritos em sincronia entre vários PCs e também permitem que você os acesse a partir de qualquer browser.

Método 6: backup de e-mail

Você é um colecionador de e-mails antigos? Se sim, provavelmente você iria detestar perder suas mensagens.

Comece com um destes dois utilitários de backup gratuitos desenvolvidos exclusivamente para correio eletrônico. O Amic Email Backup, que copia tudo – inclusive seus contatos, configurações de conta e parâmetros de mensagem – em um simples arquivo comprimido.

Ou então opte pelo Mailstore Home, que duplica toda sua caixa em um arquivo dentro do qual dá para fazer buscas e opcionalmente faz backup para CDs e DVDs.

O Amic é compatível com nove clientes de e-mail, incluindo o Outlook, o Outlook Express, e o Eudora. Já o Mailstore Home funciona com o Windows Mail, Outlook, Outlook Express, Thunderbird, e o Seamonkey.

Evidentemente, a não ser que você coloque esses discos em um cofre ou faça upload dos arquivos pela Web, esses tipos de backup continuam vulneráveis a incêndio e outros desastres.

Eis uma razão para pensar em atrelar seu e-mail com o Gmail IMAP, que cria de fato um arquivo baseado em Web pela sincronização de mensagens entre os servidores do Google e seu PC.

Comece assinando uma conta grátis do Gmail, ativando o IMAP e seguindo as instruções de configuração para seu cliente de e-mail.

Então, você poderá configurar ou sua conta de e-mail para encaminhar todas as mensagens para sua conta do Gmail ou o Mail Fetcher do Gmail para restaurar e-mails a partir do servidor POP3 de seu provedor.

A partir de então, todas as suas mensagens irão passar pelo Gmail, o que lhe dará mais de 6GB de espaço para mensagens e anexos, além de bons filtros de spam de lambuja.

Depois de configurar tudo corretamente, você terá para sempre cópias de seus e-mails disponíveis na sua conta do Gmail acessível pela Web. Não se trata apenas do backup ideal de e-mail, mas também do mais prático.

Método 7: o backup que já está no seu bolso

Por último, vamos falar dos backups que você já tem – mas não sabe que tem. Por exemplo, se você carrega um smartphone ou PDA que se sincroniza com o PC, é como ter um backup móvel de seus contatos, calendário, memória e tarefas.

Em caso de perda de dados do desktop, basta sincronizar seu aparelho para recuperar tudo no Outlook, Palm Desktop, ou qualquer outro gerenciador de contatos que você utilize.

Mas, atenção: tenha certeza de ter ajustado a sincronização para que ela ocorra a partir do aparelho para o PC e não no sentido inverso - caso contrário, irá perder o conteúdo salvo no dispositivo móvel também.

Da mesma forma, se você tiver um iPod, um Zune ou outro tocador de mídia, pode usá-lo para recuperar um acervo musical danificado. Usuários do iPod podem dar uma olhada no iPod Folder, que copia músicas diretamente do player para qualquer pasta em seu sistema Windows ou Mac.

Você pode até armazenar o próprio programa no iPod, para que sempre esteja disponível. Quem tiver o Zune precisa mexer no Registro do Windows para fazer o aparelho aparecer como um drive removível.

Após isso será muito simples arrastar todas as suas músicas do dispositivo para o desktop. Você pode fazer o mesmo com qualquer mp3 player que seu computador reconheça como um HD.

Extraído de: Redação da PC World
Escrito por: Rick Broida, da PC World/EUA
Adaptado por: Prof. Rooney
em 04/07/2008

Use o Gmail como caixa universal de mensagens eletrônicas

Hoje em dia, todo mundo tem mais de uma conta de e-mail. Se uma das suas é do Gmail, você pode usá-la como caixa de entrada primária, checando todas as suas contas de POP3 na janela de navegação desse popular serviço de mensagens. Mas saiba que ele só funciona com esse tipo de conta. Ou seja, não funciona com o Windows Live Mail ou Yahoo Mail, por exemplo. A melhor coisa a fazer, antes de iniciar o processo, é checar se seu provedor é compatível com o Gmail.

Para começar, abra sua conta do Gmail e clique em Configurações, depois selecione Contas. Na seção Pegar mensagens de outras contas, clique em Adicionar outra conta de e-mail. Entre com o endereço que você quer adicionar e clique em Próxima etapa.

Entre com o seu nome de usuário, senha e endereço do servidor POP. Se você quiser continuar acessando o seu e-mail através da própria interface de web do provedor, além de checar e enviar mensagens pelo Gmail, selecione Deixe uma cópia da mensagem recuperada no servidor.

Isso permite que você leia mensagens pelo Gmail, mas, ao mesmo tempo, elas continuarão no servidor de seu provedor de acesso e, assim, você pode baixá-las com seu software de e-mail ou lê-las via interface do próprio servidor na internet. Mas se você pretende acessá-las apenas via Gmail, não selecione essa caixa.

Depois, selecione Usar sempre uma conexão segura (SSL) ao recuperar e-mail para manter os bisbilhoteiros longe de suas mensagens. Em alguns casos, uma conta POP3 pode não funcionar com uma conexão SSL: se for o seu caso, você não deve selecionar essa opção.

Se quiser que todas as mensagens encaminhadas da sua outra conta sejam identificadas com uma mesma marcação – como o nome da conta – selecione Marcar as mensagens recebidas. No Gmail, uma marca funciona como uma pasta: você pode visualizar todas as mensagens com o mesmo rótulo clicando nele. O Gmail automaticamente cria um rótulo para o endereço da nova conta.

Você pode selecionar um rótulo diferente ou criar um novo no menu à direita dessa opção. Também é possível optar para que as mensagens não passem pela caixa de entrada e sejam encaminhadas direto para o arquivo do Gmail – uma boa escolha se você quiser usar o Gmail principalmente para buscas nas mensagens. Quando tiver feito todas as opções, clique em Adicionar Conta.

Você pode escrever mensagens no Gmail e fazer com que o destinatário as receba como se tivessem sido enviadas da conta de e-mail que você adicionou. Quando aparecer uma mensagem perguntando se você quer tornar essa prática como padrão, clique Sim e siga as instruções.

O Gmail vai checar sua conta, e toda mensagem enviada para ambos os endereços aparecerá na caixa de entrada. Para cancelar essa operação, clique em Configurações, contas e escolha Delete ao lado da conta correspondente.

Extraído de: Redação da PC World/EUA
Adaptado por: Prof. Rooney
em 04/07/2008

15 dicas para o Microsoft Excel

Introdução

O Microsoft Excel é, sem dúvida, o editor de planilhas eletrônicas mais utilizado no mundo. Trata-se de uma ferramenta repleta de recursos e funcionalidades, o que a torna apta à elaboração dos mais diversos tipos de tabelas e gráficos. Neste artigo, você conhecerá 15 dicas que lhe ajudarão a tirar melhor proveito do Excel. Esses truques foram baseados e testados nas versões 2003 e 2007 do Excel em português do Brasil.

1 - Deixe títulos em inclinação de até 90º

No Excel é possível deixar o conteúdo das células na vertical. Além disso, pode-se escolher o grau de inclinação. Para isso, selecione as células desejadas, vá em Formatar > Células..., na guia Alinhamento vá à caixa Orientação e digite a quantidade de graus. Você também pode arrastar a linha posicionada à frente da palavra "Texto" para cima ou para baixo para determinar a inclinação. Clique em Ok e veja o resultado.

2 - Preencha automaticamente células em branco

Suponha que você seja um professor e esteja inserindo as notas da prova de seus alunos numa planilha. Ao final, você notou que 10 alunos faltaram e, portanto, deverão fazer a avaliação noutra data. Para não ter que ir no campo do aluno e colocar "Faltou", faça isso uma única vez e peça ao Excel para preencher o resto automaticamente. Para isso, selecione a coluna ou o conjunto de células em questão e pressione o botão F5 de seu teclado. Na caixa que surgir, clique no botão Especial... e escolha a opção Em branco. Digite a palavra "Faltou" e depois pressione ao mesmo tempo as teclas Ctrl e Enter de seu teclado. Repare que o Excel preencherá sozinho as células que ficaram em branco.

3 - Dividindo os valores de um conjunto de células ao mesmo tempo

Suponha que você tenha uma coluna com valores e que estes devem ser divididos por um número qualquer, por exemplo, 2. Escolha uma célula vazia e digite 2 nela. Em seguida, selecione essa mesma célula, vá em Editar e escolha Copiar (ou pressione ao mesmo tempo as teclas Ctrl e C em seu teclado). Depois, selecione as células a serem divididas, vá em Editar, escolha Colar Especial... e em Operação, acione a opção Divisão. Repare que é possível realizar outras operações, como adição, multiplicação e subtração.

4 - Coloque sublinhado duplo no conteúdo de uma célula rapidamente

Nas opções de formatação do Excel, o botão de sublinhado duplo fica desativado por padrão. Embora seja possível ativá-lo (basta clicar com o botão direito do mouse sobre a Barra de Ferramentas, escolher o item Personalizar, ir na guia Comandos e em Categorias escolher Formatar; na caixa ao lado, selecione o botão Sublinhado Duplo), pode-se inserir sublinhado duplo no conteúdo de uma célula de maneira rápida: selecione a célula, pressione o botão Shift do teclado e, ao mesmo tempo, o botão Sublinhado na Barra de Formatação.

5 - Impeça alterações na planilha

Se você precisa distribuir uma planilha, mas gostaria que ela não fosse modificada para evitar futuros problemas, basta protegê-la. Para isso, vá em Ferramentas > Proteger > Proteger Planilha.... Na caixa que surgir, insira uma senha no campo correspondente. Repare que há também uma lista onde você pode selecionar o que os usuários podem fazer. Pressione Ok e veja que somente desprotegendo o documento é que será possível editá-lo. Note que a proteção é aplicada apenas à planilha atual.

6 - Acesse determinada planilha rapidamente, se tiver muitas

Suponha que você tenha um documento do Excel com várias planilhas e que, por isso, algumas ficam ocultas, sendo necessário usar as setas no canto inferior esquerdo para acessá-las. Um jeito mais eficiente de localizar uma planilha escondida, é clicando com o botão direito do mouse sobre as setas e escolhendo a planilha desejada.

7 - Edite sem apagar o conteúdo anterior

Suponha que você localizou uma célula que contém uma palavra incompleta, por exemplo, "Blogge". Se você selecionar essa célula e começar a digitar, o conteúdo antigo será apagado e você terá que escrever tudo novamente. No entanto, se você pressionar o botão F2 em seu teclado antes de começar a digitar, o Excel "jogará" o cursor para o final da palavra e assim você poderá continuá-la de onde parou. Em nosso exemplo, selecionamos a célula com a palavra "Blooge", pressionamos F2 e inserimos a letra r que faltava, deixando o nome digitado na forma correta: "Blogger".

8 - Numere automaticamente

Suponha que você tenha que numerar uma coluna indo do número 1 ao 10. Em vez de digitar cada número individualmente, faça o Excel numerar as células automaticamente. Para isso, na primeira célula insira o número 1. Na segunda célula digite o número 2. Em seguida, selecione ambas as células e clique no pequeno quadrado que se forma no canto inferior direito da seleção (Alça de preenchimento). Arraste-o para baixo até que a célula de número 10 seja atingida. Esse truque também funciona com meses, dias da semana e alfabeto e todos os itens que tenha cadastrado nas listas de preenchimento do Excel.

9 - Veja rapidamente o valor de uma soma/subtração/média/etc

Para ver o valor de uma soma de um conjunto de células, basta selecioná-las e olhar o resultado na barra de rodapé do Excel. Clicando com o botão direito do mouse sobre essa barra, pode-se escolher uma operação diferente da soma, como subtração, valor máximo, valor mínimo, média, entre outros.

10 - Use formatações pré-feitas

Criou uma planilha de dados, mas está sem tempo para criar uma formatação atraente? Selecione os dados em questão, vá em Formatar > AutoFormatação e escolha um modelo existente. Se quiser escolher sobre quais itens a formatação será aplicada, clique no botão Opções da janela AutoFormatação surgirá a caixa Formatos a aplicar onde poderá personalizar a seu critério.

11 - Distingua as planilhas por cores

Se seu arquivo do Excel possui várias planilhas, você pode mudar a cor da guia de cada uma para localizá-las rapidamente. Para isso, clique com o botão direito do mouse sobre a guia de qualquer planilha, escolha a opção Cor da guia e marque a cor desejada.

12 - Visualize antes de salvar como HTML

A planilha que você está criando precisa ser salva em formato HTML? Você pode visualizar o arquivo nesse formato antes de salvá-lo. Para isso, vá em Arquivo e escolha a opção Visualizar página da Web. O Excel mostrará a planilha no Internet Explorer ou outro navegador padrão.

13 - Escolha para onde ir ao pressionar Enter

Por padrão, o Excel aciona a célula de baixo quando o botão Enter é pressionado. Você pode fazer com que o Excel se direcione para a célula à esquerda, à direita ou acima. Para isso, vá em Ferramentas / Opções e na guia Editar procure o item Mover seleção após Enter. Escolha a opção desejada na caixa Direção.

14 - Insira data ou hora rapidamente

Para inserir a data atual numa célula do Excel, pressione ao mesmo tempo as teclas Ctrl e ;. Para inserir a hora atual, pressione ao mesmo tempo as teclas Ctrl e : (dois pontos). Note que em muitos teclados os símbolos ; e : ficam na mesma tecla, sendo : ativado com o uso do botão Shift. Se for este o seu caso, pressione Ctrl mais Shift mais o botão dos símbolos ; e

15 - Faça zoom com o mouse

Se seu mouse possui um botão de rolagem (um botão giratório que fica entre os botões esquerdo e direito) é possível usá-lo para aumentar ou diminuir o zoom da planilha. Para isso, pressione a tecla Ctrl em seu teclado e acione o botão de rolagem para baixo ou para cima. Essa dica vale para outros aplicativos, como o Word, Internet Explorer, Mozilla Firefox, etc.

Escrito por Emerson Alecrim
- Publicado em 24/10/2005
em INFO WESTER

Adaptado por Prof. Rooney
- em 01/07/2008

A ameaça da zona de conforto

Quando se enfrenta um conturbado dia de trabalho, nada melhor do que chegar à sua casa, tomar um banho relaxante, fazer uma boa leitura ou mesmo se distrair assistindo ao noticiário ou a um filme que desperta emoções positivas. O que vale nesse momento é sentir-se confortável e recuperar as energias gastas durante o dia. A descrição dessa cena repete-se incontáveis vezes, nos mais variados extremos de todo o planeta, afinal, ninguém é de ferro.

Contudo, esse agradável momento de “relaxamento” nem sempre é bem-vindo em outras situações. No campo organizacional, por exemplo, caminhar em direção à chamada “zona de conforto” pode representar uma ameaça, tanto para as organizações quanto para os profissionais. Isso porque ficar em um estado de ”comodidade” faz com que as empresas percam a competitividade em relação à concorrência. No que diz respeito aos profissionais, esses ficam parados no “tempo e no espaço”, deixam de lado a capacidade de conquistar novos horizontes no campo corporativo e, quando se dão conta, podem ser substituídos por outras pessoas mais qualificadas e atualizadas com as novidades do mercado. Mas o que, na prática, pode ser feito para que a “zona de conforto” não contamine a rotina corporativa?

Fonte: RH.com.br
Data: 01/07/2008

Microsoft revela projetos para aumentar interoperabilidade do OOXML

A Microsoft revelou, na segunda-feira (30/06), projetos para melhorar a portabilidade de dados entre o Office 2007, que usa o formato OOXML, e outros tipos de arquivo.

Uma das novidades é que a Microsoft está trabalhando em um tradutor para converter documentos Open XML para HTML.

A empresa afirmou também que dará suporte ao formato rival ODF (OpenDocument Format) no Office 2007, em uma atualização que será lançada no início de 2009.

Fonte: IDG Now!
Data: 01/07/2008

20 dicas para o Microsoft Word

Introdução

O Microsoft Word é, sem dúvida, o editor de textos mais utilizado no mundo. Trata-se de uma ferramenta repleta de recursos e funcionalidades, o que a torna apta à elaboração dos mais diversos tipos de documentos. Neste artigo, você conhecerá 20 dicas que lhe ajudarão a tirar melhor proveito do Word. Esses truques foram baseados e testados nas versões 2003 e 2007 do Word em português do Brasil.

A seguir, as dicas.

1 - Tudo em maiúsculo ou em minúsculo rapidamente

Se você precisa deixar uma palavra, uma frase ou, ainda, um parágrafo todo em letras maiúsculas, não precisa digitar tudo novamente. Basta selecionar a palavra, a frase ou o parágrafo, e pressionar as teclas Shift e F3 ao mesmo tempo. Se quiser que o texto volte a ficar com letras minúsculas, pressione Shift e F3 novamente. Se você repetir esse procedimento pela terceira fez, apenas a primeira letra da palavra ou da frase ficará maiúscula.

2 - Evite que palavras se separem no final da linha

Muitas vezes você está trabalhando em um documento e percebe que um certo conjunto de palavras ficaria melhor se estivesse na mesma linha. Por exemplo, suponha que você necessite manter o nome Ayrton Senna sempre junto. Para isso, escreva a palavra Ayrton, pressione ao mesmo tempo as teclas Ctrl, Shift e Espaço e, por fim, digite Senna. Repare agora que Ayrton Senna ficará sempre junto, como se fosse uma palavra só. Se esse nome não couber inteiro no final da linha, ambas as palavras irão para a linha seguinte.

3 - Gere rapidamente um texto para testes

Você precisa fazer testes de formatação, de impressão ou qualquer outro que necessite de um texto?

Então faça o Word criar esse texto automaticamente. Para isso, abra o programa, digite a instrução abaixo e, em seguida, pressione Enter:

=rand(x, y)

Onde x indica a quantidade de parágrafos que o texto deve ter, e y indica a quantidade de frases em cada parágrafo. Por exemplo, se você quer um texto com 2 parágrafos e 4 frases em cada um, basta digita =rand(2,4). Na versão 2003 do Word em português do Brasil, a frase utilizada é "A ligeira raposa marrom ataca o cão preguiçoso". Por sua vez, a versão 2007 do programa aplica os textos disponíveis em seus arquivos de ajuda.

4 - Aumente ou diminua o tamanho de uma fonte rapidamente

Se você precisa aumentar ou diminuir o tamanho da fonte de uma palavra ou de uma frase, não precisa acessar os recursos de formatação para isso. Basta selecionar a palavra ou a frase desejada e pressionar, ao mesmo tempo, os botões:

Ctrl e ] para aumentar a fonte

Ctrl e [ para diminuir a fonte

5 - Saiba a quantidade de palavras e letras de seu texto

Se, por algum motivo, você precisa saber a quantidade de palavras ou de letras que seu texto tem, basta fazer o seguinte:

- No Word 2003, vá ao menu Ferramentas e clique na opção Contar palavras;

- No Word 2007, clique na aba Revisão e, em seguida, no botão Contar palavras.

Note que, com esse procedimento, o Word exibirá uma janela que informa a quantidade de páginas, a quantidade de caracteres (com e sem espaço), a quantidade de parágrafos e a quantidade de linhas. Se você precisa que apenas as informações de um trecho do texto sejam exibidas, basta selecioná-lo e repetir o procedimento. Ao fazer isso, o recurso Contar palavras mostrará apenas os dados do trecho selecionado.

6 - Use as sugestões de sinônimos do Word

Você está elaborando um texto e percebe que uma determinada palavra já foi utilizada naquela frase ou não se encaixa no contexto. Se você não se lembra de nenhuma outra palavra que possa substituí-la, tente utilizar as sugestões dadas pelo próprio Word. Para isso, clique com o botão direito do mouse sob a palavra que deseja substituir e, no menu que surgir, escolha uma palavra que aparece na opção Sinônimos.

7 - Insira símbolos e caracteres especiais

Você precisa inserir o símbolo da moeda euro em seu texto?

Ou, ainda, uma seta, o sinal de desigualdade, o símbolo de copyright, caracteres gregos, entre outros?

No Word isso é fácil:

- Na versão 2003 do programa, vá ao menu Inserir, escolha a opção Símbolo e, na caixa que surgir, escolha o símbolo ou o caractere desejado. Clique no menu Subconjunto para escolher a categoria do caractere desejado;

- No Word 2007, vá à aba Inserir, localize e clique no botão Símbolo. Ao fazer isso, o Word mostrará uma pequena lista com os caracteres mais comuns. Para acessar a caixa que exibe todo os caracteres, clique em Mais símbolos.

Em ambos os casos, após selecionar o caractere desejado, clique no botão Inserir.

8 - Impressão: reduza para caber

Você quer imprimir um texto, mas percebe que a última página contém apenas algumas poucas linhas. Além de ser um desperdício, entregar um documento impresso com a última página quase toda em branco pode ser deselegante. Ao lidar com um problema como esse, faça uso do recurso Reduzir para caber do Word:

- No Word 2003, vá em Arquivo e clique em Visualizar impressão. Na tela de visualização do arquivo, clique no botão Reduzir para caber. Note que o pequeno texto que estava na última página foi para a página anterior;

- No Word 2007, clique no botão Office (o botão redondo no canto superior esquerdo do programa), vá à opção Imprimir e escolha Visualização de impressão. Na tela que surgir, procure e clique no botão Reduzir uma página.

9 - Recupere arquivos danificados

Quem é que nunca se deparou com um arquivo do Word danificado ao ponto de não abrir corretamente ou sequer abrir?

Se isso acontecer com você, saiba que há um meio de tentar recuperar o arquivo. Para isso, abra o Word vazio, isto é, sem nenhum arquivo aberto nele. Em seguida, vá ao menu Arquivo e clique em Abrir (na versão 2007, menu Office, opção Abrir). Na janela que surgir, procure pelo arquivo danificado e selecione-o. Em seguida, clique na pequena seta localizada ao lado do botão Abrir e escolha a opção Abrir e reparar.

Esse procedimento é suficiente para recuperar um arquivo danificado, mas é importante frisar que nem sempre funciona.

10 - Use grades para posicionar objetos

Se você precisa posicionar imagens ou outros itens com precisão nas páginas de um documento, talvez o recurso de grades lhe ajude nessa tarefa. Para exibir grades no Word 2007, basta ir à aba Exibição e clicar na opção Linhas de Grade.

No Word 2003, esse procedimento é um pouco mais trabalhoso: em primeiro lugar, é necessário que o menu Desenho esteja sendo exibido (geralmente ele é posicionado na parte inferior do Word). Se esse menu não estiver aparecendo, clique com o botão direito do mouse sob qualquer ponto dos menus superiores e escolha a opção Desenho. Se preferir, vá ao menu Exibir, escolha Barras de ferramentas e, por fim, clique em Desenho. Quando esse menu estiver aparecendo, clique no botão Desenhar e procure o item Grade. Na caixa que surgir, clique no item Exibir linhas de grade na tela e clique em Ok.

Note que o Word mostrará uma grade que ajuda a posicionar itens no texto. Para a grade sumir, basta desfazer o procedimento.

11 - Repita a última ação com um botão

Suponha que você alterou a cor e o tamanho da fonte de um parágrafo. Se logo em seguida você quiser aplicar essa mesma formatação em um outro trecho do texto, basta selecioná-lo e pressionar a tecla F4. Esse procedimento faz com que o Word repita a última ação realizada, portanto funciona com outros recursos além dos de formatação.

12 - Cole textos sem formatação

Você encontrou um texto interessante na internet, mas ao colá-lo em seu documento do Word, notou que ele veio com tabelas, figuras e formatações que bagunçam o trabalho. Para evitar que isso aconteça, copie o texto e:

- No Word 2003, vá ao menu Editar, escolha Colar Especial e selecione a opção Texto não formatado;

- No Word 2007, vá à aba Início, clique no botão Colar, selecione o item Colar Especial e, por fim, escolha Texto não formatado.

Executando esse procedimento, o texto será inserido no Word "puro", isto é, sem formatação ou outros elementos que possam atrapalhar o layout do documento.

13 - Insira marcas d'água rapidamente

Muitas vezes é necessário inserir uma marca d'água no documento com dizeres como "minuta", "confidencial", "rascunho", "exemplo", entre outros. No Word, isso é fácil:

- No Word 2007, vá à aba Layout de Página e clique no botão Marca D'água. Ao fazer isso, o programa mostrará várias marcas d'água pré-prontas. Basta selecionar a desejada, e ela aparecerá em todas as páginas de seu documento. Se quiser mudar a palavra, alterar sua posição ou, ainda, inserir uma imagem, basta clicar no botão Marca D'água e, em seguida, escolher Personalizar Marca D'água;

- Na versão 2003 do Word, basta ir ao menu Formatar, escolher Plano de fundo e, por fim, clicar no botão Marca d'água impressa. Note que, na caixa que surgir, é possível escolher uma palavra para servir de marca, alterar sua formatação e sua posição (horizontal ou diagonal) ou selecionar uma imagem.

14 - Data ou hora atualizada automaticamente

Suponha que você tenha um modelo de carta que envia a cada novo cliente de sua empresa.

O problema é que, nesse documento, você sempre precisa inserir a data atual. Mas, e se você esquecer de atualizar essa informação? Para evitar situações como essa, use a opção de atualização automática de data e hora do Word. Para isso:

- No Word 2007, vá à aba Inserir e clique no botão Data e hora. Na janela que surgir, escolha o formato de data ou hora desejado, assim como o idioma. Por fim, marque a caixa Atualizar automaticamente (se essa caixa não for marcada, o Word simplesmente inserirá a data atual, mas não a atualizará) e clique em Ok;

- No Word 2003, clique no menu Inserir e escolha Data e hora. Escolha o formato de data desejado, altere o idioma, se necessário, e marque Atualizar automaticamente. Por fim, clique em Ok.

15 - Remova a formatação do texto

Precisa remover a formatação de um trecho de seu texto? É fácil: selecione o trecho e pressione as teclas Ctrl e Espaço ao mesmo tempo. Se quiser remover a formatação de todo o documento, pressione os botões Ctrl e T ao mesmo tempo e repita o procedimento anterior.

16 - Defina outra fonte como padrão

Se você é acostumado a usar uma fonte diferente da que o Word aplica como padrão quando um arquivo é criado, faça com que a fonte padrão seja outra. Para isso:

- No Word 2003, clique em Formatar e escolha Fonte. Na janela que abrir, selecione a fonte desejada, clique no botão Padrão e, depois, em Ok;

- No Word 2007, vá à aba Início e clique no símbolo localizado na parte inferior direita da caixa Fonte. Na caixa que surgir, escolha a fonte que quiser, clique em Padrão e, por fim, em Ok.

17 - Imprima mais de uma página por folha

Sabia que é possível imprimir mais de uma página por folha no Word?

Para isso, vá ao menu Office, escolha Imprimir e, depois, Impressão (no Word 2003, vá ao menu Arquivo e clique em Imprimir).

Na caixa de impressão que abrir, vá à divisão Zoom e escolha quantas páginas por folha você quer imprimir.

18 - Passe um parágrafo para cima ou para baixo rapidamente

Você está organizando um documento e descobre que precisa mover um parágrafo para cima.

O jeito é recortar e colar, não? Na verdade, há uma maneira mais fácil: selecione o parágrafo ou o trecho do texto desejado e pressione ao mesmo tempo as teclas Shift, Alt e Seta para cima. Se o parágrafo precisa ser movido para baixo, basta repetir o procedimento, porém utilizando a tecla de seta para baixo do teclado. Esse recurso também funciona para movimentar linhas em tabelas.

19 - Seleção avançada de texto

Quando um texto é selecionado no Word, esse processo é feito da esquerda para a direita, "pegando" cada linha de ponta a ponta. Mas, e se você quiser selecionar um trecho a partir do centro da tela até o seu final, à direita?

Fazer isso é fácil: mantenha pressionada a tecla Alt em seu teclado e clique no ponto de origem da seleção. Em seguida, mova o mouse na direção da seleção a ser feita.

20 - Abra arquivos do Word 2007 no Word 2003

O Word 2007 abre sem dificuldades arquivos das edições 2003 e anteriores, mas o contrário não acontece - o Word 2003 não consegue abrir arquivos do Word 2007 (cuja extensão é .docx). Para resolver esse problema, basta instalar um conversor oferecido gratuitamente pela Microsoft. Depois de instalado, o próprio Word 2003 fará a conversão do arquivo para um formato que o programa possa ler.

Escrito por Emerson Alecrim
- Publicado em 27/10/2007
em INFO WESTER

Adaptado por Prof. Rooney
- em 01/07/2008